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Gli operatori e le aziende tenuti alla presentazione delle diverse tipologie di documenti previste attualmente dal servizio, ed ancora privi di autorizzazione attraverso il servizio potranno:

  • compilare ed inoltrare elettronicamente via internet l’istanza di adesione al servizio;
  • stampare l’istanza e la scheda informativa in modo conforme alla Circolare 69/D del 3/12/2003;
  • stampare i codici di accesso, da utilizzare successivamente al rilascio dell’autorizzazione;
  • consegnare l’istanza debitamente sottoscritta, entro 30 giorni dal relativo inoltro elettronico, ad uno degli Uffici abilitati dell’Agenzia delle Dogane, esibendo un valido documento di identità e ritirando contestualmente l’autorizzazione al servizio (decorsi inutilmente i 30 giorni previsti, le istanze verranno cancellate dal sistema);
  • utilizzare i codici di accesso per ottenere per via telematica le password di accesso al servizio e le credenziali per la generazione della firma digitale.

Il rilascio delle autorizzazioni sarà quindi immediato, permanendo ancora soltanto l’obbligo per il soggetto richiedente (ovvero per il legale rappresentante, nel caso di società) di recarsi personalmente presso l’Ufficio dell’Agenzia delle Dogane prescelto per consegnare l’istanza debitamente sottoscritta, farsi identificare attraverso l’esibizione di un valido documento di identità in originale ed ottenere l’autorizzazione formale.

In alternativa potrà essere inviato presso tale Ufficio un delegato munito dei seguenti ulteriori documenti:

  • delega in carta semplice, non autenticata (vedi modello);
  • valido documento di identità in originale del delegato;
  • valido documento di identità in originale del delegante.

Infine, in caso di procura notarile, il delegato dovrà esibire:

  • la procura notarile in originale;
  • un proprio valido documento di identità in originale.

Le informazioni richieste per l’adesione al servizio differiscono da caso a caso poiché dipendono:

  • dal tipo di documenti che si intendono inviare (dichiarazioni doganali, dichiarazioni sommarie, elenchi riepilogativi di acquisti e cessioni intracomunitarie, dichiarazioni in materia di accise, richieste dati di temporanea custodia, informazioni per la lotta alla contraffazione, adesione ai servizi dei laboratori chimici);
  • dalla qualità del soggetto richiedente, da specificare in relazione alle tipologie dei documenti che si vogliono trasmettere (per le dichiarazioni doganali va indicato se si tratta di importatore/esportatore, spedizioniere doganale o rappresentante indiretto; per gli elenchi Intrastat, se si agisce in qualità di soggetto obbligato o di soggetto delegato);
  • dalla scelta di avvalersi o meno di un terzo soggetto cui affidare il collegamento telematico (cosiddetto “fornitore di servizi”);
  • dal numero di persone fisiche (cosiddetti “sottoscrittori”) cui affidare il compito di apporre la firma digitale sui documenti inviati per via telematica; per inviare le dichiarazioni in materia di accise, le aziende dovranno necessariamente indicare come sottoscrittore almeno una delle persone specificamente autorizzate dall’Ufficio delle Dogane competente;
  • dalla eventuale necessità di ottenere più autorizzazioni alla connessione, per poter distinguere i flussi telematici inviati da diverse sedi operative di un medesimo soggetto.

Molti dei problemi riscontrati durante le attività di rilascio delle autorizzazioni al servizio con il precedente sistema non automatizzato erano dovuti proprio alla particolare posizione di alcune figure, che si trovano a svolgere contemporaneamente più ruoli all’interno di determinate strutture organizzative. Ad esempio, uno spedizioniere doganale può trovarsi ad agire sia come professionista che come socio o collaboratore di una società di spedizione o di un C.A.D.. In tal caso, in passato, è stata erroneamente inviata al Servizio una unica istanza di adesione, nella quale non era chiara la ripartizione tra i due ruoli, e i dati dei diversi soggetti giuridici apparivano mischiati, con la necessità di chiarimenti telefonici, correzioni e perdite di tempo. Questo, con il nuovo sistema automatizzato, non sarà più possibile.

Più correttamente, nell’esempio considerato, ciascuno degli spedizionieri può chiedere di essere singolarmente autorizzato ad inviare dichiarazioni doganali con il servizio EDI e la stessa cosa può chiedere la società di spedizione, o il C.A.D., che possiede partita IVA e che può anche svolgere il ruolo di soggetto delegato per la presentazione degli elenchi Intrastat. In genere la società affiderà ad uno o a più spedizionieri il compito di apporre la firma digitale sui propri invii telematici (in qualità di “sottoscrittori”), e gli spedizionieri affideranno alla società il compito di provvedere al collegamento per i loro invii, cioè di svolgere il ruolo del “fornitore di servizi”. Quindi dovranno essere compilate ed inviate elettronicamente più istanze, una per ciascun soggetto dove si richiede l’autorizzazione ad inviare documenti tramite il servizio E.D.I..

Per qualsiasi problematica relativa al Servizio telematico doganale consultare il sito dell’assistenza on-line.