Le note di variazione per una fattura tax free devono essere trasmesse ad OTELLO?

Si, tutte le note di variazione (credito o debito), anche di sola imposta, devono essere trasmesse ad OTELLO.

Maggiori informazioni nelle Risoluzioni 58 e 65 del 2019 dell’Agenzia delle Entrate.

Fino a quando è possibile trasmettere una nota di variazione per una fattura tax free trasmessa ad OTELLO 2.0?

La normativa non ha subito alcuna variazione, quindi è possibile emettere una nota di variazione in qualsiasi momento, anche dopo la richiesta di apposizione del timbro digitale in OTELLO 2.0 o di apposizione del visto doganale da parte di altro Stato EU (nel caso l’uscita dal territorio della EU avvenga da quest’ultimo).

Si specifica che per le fatture tax free emesse fino al 31/08/2018 la modalità di emissione della nota di variazione segue la modalità con cui è stata emessa la fattura tax free cui la variazione stessa fa riferimento.

Bisogna essere in possesso di un software per l'emissione della fattura in modalità elettronica o ADM mette a disposizione un portale tramite il quale poter emettere la fattura?

Per gli utenti che non dispongono di un proprio software, ADM mette gratuitamente a disposizione un’applicazione web (chiamata “OTELLO – Gestione FTF”) per la gestione della fattura in modalità elettronica (emissione, nota di variazione, etc.). Per ulteriori informazioni consultare la sezione OTELLO 2.0 facendo riferimento, in particolare, alla modalità di trasmissione User to System (U2S)

L’ufficio doganale deve stampare il visto digitale?

No, non è necessario stampare il visto digitale. Lo stato del visto (in attesa, visto rilasciato, visto non rilasciato) è disponibile attraverso la maschera di ricerca a libero accesso disponibile sul PUDM nella sezione dedicata ad OTELLO.

Quali credenziali devono essere utilizzate per accedere ad OTELLO?

Si accede al portale dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli utilizzando le proprie credenziali SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) di livello 2 o CNS (della Carta Nazionale dei Servizi).

Il Cedente può servirsi di un intermediario per trasmettere ad OTELLO i dati delle FTF?

Il Cedente che decide di non trasmettere in proprio i dati delle FTF ad OTELLO può servirsi di un Intermediario OTELLO , previo accordo privato tra le parti, delegandolo sul portale ADM, così come indicato nelle Modalità di accesso ai servizi.

In quali punti di uscita verrà attivato OTELLO?

OTELLO è attivo presso tutti i punti di uscita nazionali.

È possibile eseguire dei test in ambiente di addestramento?

La fase di sperimentazione in ambiente di addestramento/validazione è stata avviata il 10 ottobre 2017, ed è aperta a tutti gli operatori interessati. Le relative istruzioni sono disponibili nella sezione OTELLO -> Normativa.

Cosa succede in caso di malfunzionamento dei sistemi informatici?

In caso di malfunzionamento dei sistemi informatici sono previste delle procedure di soccorso (cosiddetto fallback), che sono illustrate nella nota n. 54505/RU del 22 maggio 2018 - Articolo 4 bis del Decreto Legge 22 ottobre 2016, n. 193 (obbligo di emissione in modalità elettronica per le fatture tax free dal 1° settembre 2018). Istruzioni operative per l’utilizzo di OTELLO 2.0 e per la gestione del periodo transitorio (fatture tax free emesse fino al 31 agosto in modalità cartacea).

I dati trasmessi ad OTELLO per le FTF devono essere trasmessi anche all’Agenzia delle Entrate?

Nell’ottica del principio once, per i dati delle FTF trasmessi ad ADM non sussiste l’obbligo di ulteriore trasmissione all’Agenzia delle Entrate (maggiori informazioni nella Risposta n. 8 del 2019 dell’Agenzia delle Entrate)

È un problema aver trasmesso una fattura tax free sia all’Agenzia dogane monopoli che all’Agenzia delle entrate?

No, non si genera alcun errore se una stessa fattura tax free viene trasmessa sia ad OTELLO 2.0 che all’Agenzia delle Entrate ai fini dell’obbligo di comunicazione dei dati delle fatture ex art. 21 DL 78/2010.

Quali sono gli obblighi di conservazione per le fatture tax free emesse in modalità elettronica attraverso OTELLO?

Per quanto riguarda la conservazione delle fatture è necessario fare riferimento, in particolare, agli art. 21 e 39 del D.P.R. 633/1972, al decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 e al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD), nonché ai decreti che vi hanno dato attuazione (tra cui, in particolare, il d.P.C.M. 3 dicembre 2013), secondo i quali una fattura emessa in modalità elettronica può essere conservata elettronicamente, purché vengano assicurate dal soggetto passivo l’autenticità dell’origine, l’integrità del documento e la leggibilità della fattura dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione. Si ricorda che la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Nel periodo di tempo che va dall’emissione in modalità elettronica della fattura all’effettivo versamento nel sistema di conservazione a norma di legge, il soggetto passivo può comunque archiviare le fatture emesse elettronicamente in formato elettronico (cioè senza necessariamente passare prima per la stampa e la successiva scannerizzazione), purché in sede di controlli ed ispezioni le stesse siano comunque presenti e aggiornate e vengano eventualmente stampate, contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza, e sempre in modo da garantire l’autenticità dell’origine, l’integrità del documento e la leggibilità della fattura. Non basta quindi che la fattura sia emessa elettronicamente tramite il sistema Otello per considerare assolti gli obblighi di conservazione, che restano comunque il capo al soggetto passivo; il soggetto passivo può anche, se lo riterrà opportuno, affidare in outsourcing il servizio di conservazione elettronica a soggetti che comunque garantiscano i requisiti del sistema di conservazione di documenti informatici previsti dalla normativa.

Dopo la comunicazione dell’avvenuta apposizione di un visto presso un altro Stato Membro è possibile dematerializzare la copia cartacea della fattura?

La possibilità di comunicare l’apposizione del visto da parte di un altro Stato Membro (nel caso l’uscita dal territorio doganale dell’Unione Europea sia lì avvenuto) è stata prevista al fine di completare la digitalizzazione del processo di emissione delle fatture mediante Otello 2.0, creando così un rapporto di reciproca e leale collaborazione tra tutti i soggetti coinvolti.

La normativa relativa alla conservazione dei documenti ai fini tributari e doganali (tra i quali la fattura relativa ad operazioni di tax free shopping, con il timbro apposto dall’autorità doganale dello Stato Membro di uscita, diverso dall’Italia) non ha tuttavia subito modifiche.

L’eventuale dematerializzazione deve quindi seguire le regole del Codice dell’Amministrazione Digitale e quelle previste dalla normativa più specificamente fiscale, come ad esempio l’art. n. 39 del DPR n. 633/1972 e gli art. n. 3 (per la conservazione elettronica) e n. 4 (per la dematerializzazione) del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014.

L’ufficio doganale può rettificare lo stato di apposizione del visto digitale?

Si, è possibile, in casi eccezionali, la revoca del visto digitale di una fattura tax free (cfr. Nota prot. n. 54505/RU del 22 maggio 2018 - 6. Rettifica a posteriori).

In base a quali criteri OTELLO seleziona le fatture tax free da sottoporre a controllo?

Tutte le fatture tax free acquisite in OTELLO, per le quali viene richiesta l’apposizione del visto digitale, sono sottoposte ad analisi dei rischi mediante un circuito automatizzato gestito da ADM. Come indicato con nota prot. n. 54505/RU del 22 maggio 2018, il personale doganale addetto al controllo deve gestire l’esito del controllo per le fatture indirizzate a canale rosso, ed ha la possibilità di gestire l’esito anche per le fatture indirizzate a canale verde ed eventualmente controllate su iniziativa. Anche in caso di canale verde, quindi, la validazione mediante apposizione del visto digitale delle fatture ex art. 38 quater DPR 633/72, comma 1 e 2, è sempre in carico all’autorità doganale indipendentemente dai canali dai quali perviene la richiesta di apposizione del visto (direttamente presso l’ufficio doganale, da desk di un intermediario tax free, etc.).